Quando bons projetos editoriais ficam pelo caminho
Quem trabalha com projetos editoriais conhece a cena.
Uma nova demanda chega. A ideia é boa, existe interesse, há profissionais competentes envolvidos e, aparentemente, tudo está pronto para começar. O projeto entra no cronograma.
Então, a rotina acontece.
A equipe que assumiria aquela produção já está envolvida em outras entregas. Uma definição fica pendente. O briefing ainda precisa de ajustes. O autor começa, mas surgem dúvidas que não haviam sido antecipadas. A validação demora. O cronograma é revisto.
Pouco a pouco, um projeto que era prioridade começa a disputar espaço com tudo aquilo que também é prioridade.
Até que uma boa ideia termina esperando a oportunidade de acontecer.
Esse é um problema que vai muito além do mercado editorial. O Project Management Institute (PMI) aponta, entre fatores recorrentes associados a projetos que saem dos trilhos, requisitos incompletos, recursos insuficientes, expectativas pouco realistas, mudanças de escopo e planejamento inadequado. A própria instituição chama atenção para outro aspecto importante: problemas identificados tardiamente tendem a gerar impactos muito maiores sobre o trabalho que já foi realizado.
No contexto editorial, isso se torna particularmente relevante porque um projeto não é uma sequência de tarefas independentes.
Concepção, escopo, autoria, leitura crítica, validação pedagógica, revisão, projeto gráfico, diagramação e aprovação estão conectados. Uma decisão tomada ou não tomada no início pode acompanhar o material até as últimas etapas.
E é justamente aí que aparece um dos maiores custos silenciosos de uma produção: o retrabalho.
O retrabalho começa muito antes da revisão
É comum associarmos retrabalho a um texto que precisou ser reescrito ou a uma página que voltou para a diagramação.
Mas ele pode começar muito antes.
Começa quando alguém inicia uma produção sem compreender suficientemente a demanda. Quando o público está definido de maneira genérica. Quando os critérios de qualidade existem na cabeça de diferentes pessoas, mas não foram alinhados. Quando não está claro quem decide, quem valida ou qual problema aquele material realmente precisa resolver.
Quanto mais tarde essas questões aparecem, mais caro se torna respondê-las.
O PMI tem chamado atenção há anos para a relação entre requisitos mal definidos, mudanças tardias, atrasos e custos adicionais. Em estudo sobre gestão de requisitos, a instituição encontrou que 47% dos projetos malsucedidos analisados não atingiram seus objetivos em razão de problemas relacionados à gestão de requisitos.
Traduzindo isso para a realidade de uma produção editorial: começar a fazer antes de saber exatamente o que precisa ser feito pode dar a sensação de velocidade, mas frequentemente apenas antecipa o retrabalho.
Ter uma boa equipe não significa ter uma equipe disponível
Talvez esse seja um dos pontos mais importantes dessa discussão.
Uma editora, instituto ou empresa pode contar com profissionais excelentes e, ainda assim, não possuir capacidade interna para assumir determinada produção naquele momento.
Competência e disponibilidade são coisas diferentes.
Na rotina real, um editor dificilmente acompanha apenas um título. Uma coordenação pedagógica não interrompe suas outras responsabilidades quando nasce um novo projeto. Revisores, designers, autores e especialistas também administram diferentes demandas.
Quando novos projetos continuam entrando em uma estrutura já sobrecarregada, o problema não é necessariamente a qualidade das pessoas. É a capacidade de absorção da equipe.
O próprio PMI identifica a insuficiência de recursos e a sobrecarga na gestão simultânea de projetos como fatores capazes de comprometer resultados.
Por isso, uma das decisões mais maduras de gestão seja reconhecer:
nossa equipe sabe fazer, mas não precisa fazer tudo.
Gestão não é apenas acompanhar prazos
Há também uma diferença importante entre controlar um cronograma e, de fato, gerir um projeto.
Gestão não é perguntar na sexta-feira se a entrega estará pronta na segunda.
É criar as condições para que ela esteja.
Significa compreender a demanda, organizar etapas, definir responsabilidades, antecipar dependências, reunir os profissionais adequados e perceber rapidamente quando alguma coisa começa a sair do percurso.
Em um projeto educacional, há ainda outra exigência: quem conduz o processo precisa compreender a natureza daquilo que está sendo produzido.Porque algumas decisões aparentemente operacionais são, na verdade, pedagógicas.
Alterar uma estrutura, reduzir determinado conteúdo, modificar uma atividade ou escolher outro formato pode interferir diretamente na experiência de aprendizagem. Por isso, quando falamos em projetos educacionais e editoriais, domínio técnico e capacidade de gestão precisam conversar.
Um profissional especializado não está no projeto apenas para executar melhor uma tarefa. Ele consegue fazer perguntas que talvez alguém sem aquele repertório não soubesse fazer.
E boas perguntas feitas no início podem evitar muitas correções no final.
Você não precisa dar conta de tudo!
Terceirizar parte de uma produção ainda pode ser interpretado como uma solução para quando “a equipe não consegue fazer”.
Eu prefiro olhar de outra maneira.
Terceirizar também pode ser uma decisão estratégica sobre onde a equipe interna realmente precisa colocar sua energia.
Isso exige, claro, saber quem contratar.
Não basta transferir uma tarefa de uma lista para outra. É preciso encontrar profissionais capazes de compreender o contexto, dominar tecnicamente aquilo que assumem, dialogar com diferentes atores e responder pela qualidade da entrega.
Em alguns projetos, será necessário contratar um autor. Em outros, uma equipe de produção. Em outros ainda, o que falta é pode ser alguém que enxergue o todo, organize as partes e acompanhe o percurso entre a ideia e a entrega final.
Portanto, antes de perguntar “como vamos dar conta de mais este projeto?”, valha fazer outra pergunta:
Precisamos mesmo dar conta de tudo sozinhos?
Boas ideias não deveriam ficar na gaveta porque faltou tempo, braço ou gestão para fazê-las acontecer.
Às vezes, o que um projeto precisa para avançar não é de mais esforço da equipe que já existe.
É da pessoa certa, no lugar certo, assumindo a responsabilidade certa.
Érika Tartari
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